提到作展示，一般人常會(huì)想到是要站在一大群人前面，對(duì)著投影片指指點(diǎn)點(diǎn)加以解說(shuō)。但現(xiàn)在很多簡(jiǎn)報(bào)或推銷場(chǎng)合，其實(shí)參加的人數(shù)不到十人，每個(gè)人都坐著，一起看同一份展示的紙本檔案。對(duì)于演示者來(lái)說(shuō)，這種情境與一般大不相同，而且限制更多，能用來(lái)吸引觀眾的工具更少。然而，只要仔細(xì)規(guī)畫，并留意非言語(yǔ)的訊號(hào)線索，就能成功進(jìn)行這類非傳統(tǒng)形式的簡(jiǎn)報(bào)。
如果是這種大家都坐著的簡(jiǎn)報(bào)，可能并不會(huì)像站在會(huì)議室前作簡(jiǎn)報(bào)一樣有講臺(tái)、投影機(jī)或麥克風(fēng)。此時(shí)你應(yīng)調(diào)整重點(diǎn)，問問自己下面這六項(xiàng)問題：
該如何準(zhǔn)備自己看的紙本簡(jiǎn)報(bào)？簡(jiǎn)報(bào)的時(shí)候，你用的紙本簡(jiǎn)報(bào)數(shù)據(jù)必須和聽眾用的完全一樣（頁(yè)碼也必須相同）。整理簡(jiǎn)報(bào)文件的時(shí)候，別手寫太多批注（甚至可以用鉛筆淡淡地寫即可），才不會(huì)讓別人覺得你太依賴筆記。我有個(gè)同事，有一次忘了帶自己那份檔案，但簡(jiǎn)報(bào)過(guò)程反而特別流暢。原因就在于她那次比較像是在和聽眾對(duì)話，而不是只顧著念稿子。如果沒有投影設(shè)備，你可以存在隨身碟里帶過(guò)去，或是把PDF檔寄到自己的電郵信箱備用。
該如何準(zhǔn)備給聽眾看的紙本簡(jiǎn)報(bào)？直接引導(dǎo)聽眾翻到每張投影片，以方便聽眾跟上你講的內(nèi)容。重點(diǎn)部分可以特別強(qiáng)調(diào)，或是貼上隨意貼標(biāo)示?；蛘?，也可以刻意留下某些空白，讓聽眾自行填寫。我第一次當(dāng)銷售員是在研究所，要賣的是大學(xué)生記事本的廣告。我的指導(dǎo)員教導(dǎo)我，如果我提供一份縮小版的行事歷，向這些潛在廣告客戶報(bào)價(jià)，他們多半都會(huì)在我報(bào)價(jià)的時(shí)候順手記下價(jià)格。等到他們稍后再看這份文件時(shí)，上面有他們自己的筆跡，就能讓印象留得更久。
另外要帶些什么？一般來(lái)說(shuō)，每位聽眾都有一份紙本簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容，所以我會(huì)帶一個(gè)東西，讓大家在簡(jiǎn)報(bào)時(shí)一起看，或至少有部分時(shí)間是讓大家一起看。有一次，荷蘭合作銀行（Rabobank）的一群高階主管接受我的訓(xùn)練，他們到美國(guó)加州考察三周，之后必須向公司資深領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告考察的最新狀況。他們并沒有在每一份考察報(bào)告里提供加州的小地圖，而是在會(huì)議桌中間攤開一大張美國(guó)汽車協(xié)會(huì)的公路地圖，一邊簡(jiǎn)報(bào)、一邊在地圖上標(biāo)出簡(jiǎn)報(bào)到的地點(diǎn)。我還有些建筑或房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)的客戶，在開會(huì)審核建物圖或基地圖的時(shí)候，常常除了帶平面圖，也會(huì)帶幾張透明投影片，這樣決策者就可以把他們想要修改的地方，直接畫在透明投影片上。
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什么時(shí)候該站起來(lái)？非語(yǔ)言溝通專家會(huì)告訴你，如果一群人中只有你站著、其他人坐著，你就能掌握到較大權(quán)力。所以先想想，是否可在正式簡(jiǎn)報(bào)的時(shí)候站著，問答的時(shí)候再入座。如果這實(shí)在太奇怪或不合常規(guī)，也可以考慮只站起來(lái)一下子，像是去指一下白板或是掛圖上的信息，然后在解釋的時(shí)候多站一下，將信息解釋清楚之后再回座。
該坐在哪？座位位置可不能隨意決定。如果你是主講者，就該坐在決策者旁邊、或是相臨的轉(zhuǎn)角位子。研究指出，如果你和決策者坐在會(huì)議桌的同一側(cè)，或者同一角的相臨兩邊，會(huì)比較容易達(dá)成共識(shí)。相對(duì)的，最易起沖突的位子就是直接面對(duì)面（想想看下棋的情況）。盡量坐在能有最多目光接觸的位子，像是在長(zhǎng)桌的兩端，你就能輕松看到全場(chǎng)大多數(shù)的人。另外盡量避免坐在像是網(wǎng)球裁判的位子，免得每次桌子兩邊的人說(shuō)話，你就得不斷轉(zhuǎn)頭。選個(gè)讓你和聽眾之間隔閡最少的位子。如果是你常常簡(jiǎn)報(bào)的場(chǎng)地，你大概已經(jīng)知道哪些位子可以讓你掌握最大的非言語(yǔ)優(yōu)勢(shì)；但在不熟悉的環(huán)境里，就得趕快找出最佳位子。如果是和團(tuán)隊(duì)成員共同簡(jiǎn)報(bào)，進(jìn)入會(huì)議室的方式必須能讓主講成員先選位子。
什么時(shí)候才發(fā)紙本簡(jiǎn)報(bào)？盡量別先發(fā)。在開始之前，先用一點(diǎn)時(shí)間，和聽眾談?wù)勊麄儗?duì)這場(chǎng)簡(jiǎn)報(bào)的目標(biāo)和期許。他們拿到紙本簡(jiǎn)報(bào)之后，你就得和那迭紙搶注意力了。而你了解聽眾之后，有助于你直接引導(dǎo)他們注意簡(jiǎn)報(bào)中對(duì)他們最重要的部分。
除了以上幾個(gè)重要問題，演示者的聲音和手勢(shì)也很重要，就和站著作簡(jiǎn)報(bào)時(shí)一樣。坐著簡(jiǎn)報(bào)時(shí)，還是得吸飽氣、聲音宏亮，讓離你最遠(yuǎn)的聽眾也能清楚聽到聲音。雖然坐著簡(jiǎn)報(bào)，可以用比較不正式、談話式的語(yǔ)氣報(bào)告，但也不能太輕松，免得失了權(quán)威感的優(yōu)勢(shì)。坐的時(shí)候要兩腳穩(wěn)放在地，身體重心均衡。說(shuō)話的時(shí)候身體微微前傾，讓聽眾看到你很投入與他們的會(huì)議。有些專家建議，問答的時(shí)候可以稍微放松一點(diǎn)，也就是問答的時(shí)候椅子可以坐深一些，會(huì)顯得比較容易親近。和在場(chǎng)每位都要有目光接觸，時(shí)間維持每人4到7秒，如果人數(shù)較少，時(shí)間也可以拉長(zhǎng)。而在非言語(yǔ)溝通上，男性和女性的困難點(diǎn)各有不同，像是社會(huì)心理學(xué)家艾美．柯蒂（Amy Cuddy）在2012年的TED演講上就曾提過(guò)。了解自己對(duì)于空間使用、手勢(shì)、非言語(yǔ)溝通的傾向喜好，是個(gè)很好的起點(diǎn)，讓你能夠把非言語(yǔ)的威力發(fā)揮到最高。
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最后，重點(diǎn)還是要好好思考、選擇恰當(dāng)?shù)膽?zhàn)略。以坐姿進(jìn)行溝通的時(shí)候，成功關(guān)鍵在于你和聽眾的關(guān)系，以及你是否能在重重限制下抓住他們的注意力、讓他們投入。如果仔細(xì)想想，會(huì)發(fā)現(xiàn)我們做簡(jiǎn)報(bào)的機(jī)會(huì)比我們意識(shí)到的要多得多。我們都必須更清楚，即使是坐著簡(jiǎn)報(bào)，該如何才能表現(xiàn)得最好。